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现在是一个信息爆炸的时代,每个人每天都面临着海量的信息需要接收处理,怎么样在更短的时间内,更有效的把有用的信息呈现在领导面前,使信息快速流传以产生信息所具有的价值。现代的协同办公系统的发展特点是平台化、集成化,平台化就是全员化的工作平台,单位每一点及每一面的信息,经过有效传递,需要领导知道的内容,必然会自动呈现到领导面前;这样领导在一个平台上,该看到的能看到,想看到的能看到,需审批的审批,那么一个协同高效的办公平台已经是一个必备的工作办理平台。
以先进的计算机和通信技术为主要手段,以实现企业关键办公应用为导向,搭建一个覆盖全企业的自动化综合办公信息平台。通过网络技术,实现本企业的行政办公、资源共享、高效协同、自动化审批的事务处理机制,为企业建立一个即时有效的信息交流通道,建立高质量和高效率的信息网络,为领导提供一个方便有效的事件跟踪和监督手段,实现办公自动化、信息资源化、传输网络化和人性化管理。
在国家的政策背景下,更要加大管理,优化企业整体布局,降低办公成本,提高工作效率,规范审批流程,为企业树立长期稳定的发展打好坚实的基础。
企业在信息化建设中的以下特性需求:建立企业统一、标准的信息门户,统一整个企业的文化和企业理念;构建企业统一的协作沟通平台,保证企业内信息沟通的畅通;构建企业统一的事务流程处理平台,提高业务处理效率;构建企业统一的知识管理平台;系统提供良好的扩展性和集成性,满足企业多业务系统的集成应用,消除信息孤岛;满足企业大规模并发用户的访问需要;满足企业跨地域的办公管理需要,实现统一管控集中管理。
初步确定集团信息化建设的一个蓝图,先起用基础模块,把:电子邮件、通知、公告、集团内部新闻、日程安排、工作日志、通讯录、计划管理、规章制度管理、学习资料管理、讨论区、手机客户端、办公用品管理、会议管理、车辆管理、图书管理、投票管理、资产管理、人力资源管理、采购审批、合同审批、销售审批、行政审批,由简入深,逐步应用为起点,总体体现在:
工作流是OA应用的核心。所谓的工作流就是多人协同办公,按预先设计的流程和步骤协同办理,办理完成后,可以进行复杂的查询、统计、分析、汇总、导出、打印、归档等工作。半岛平台(中国)半岛有限公司官网提供强大的表单设计器和工作流定义系统,完全可以满足单位的个性化需求。
人力资源管理主要包括:招聘、人事档案、合同、绩效考核、在线考试等。“人力资源管理模块”,中重点的内容就是人事档案的管理。在本模块中可以对在职、离职人员的档案进行管理,也可以进行人事档案查询,能对查询结果进行编辑,删除操作。在职人员档案管理中,用户可以新建用户档案,导入用户档案,对已有档案进行编辑、删除和批量更新操作,还能查询退休人员的档案信息。
在某用户的人事档案中,可以新建此用户的相关信息,相关信息包括合同,奖惩,离职,复职等。人事档案中还可以查看此用户领用物品的情况。
包括公共文件柜、网络硬盘、图片浏览等模块。
公共文件柜:可以分别建立单位知识库、建立管理制度、建立日常工作报表体系,让下属各单位或项目部将各单位需要上报的日报,上报上来,各主管领导随时可以查阅。还可以将单位的管理制度、图纸图档、项目资料等文件进行分类存放,相关的文件柜可以设置不同的上传、下载、打印、编辑权限,有权限的人员可以通过公共文件柜查阅共享文档。开放范围可以设为对某部门或指定人员开放,也可以设置为对全体开放。
而且可以单独对每个文件夹进行权限设置,从而把不同文档柜赋予不同部门或人员进行管理和维护。权限分为访问、管理、新建和下载打印权限,可以分别按照人员、部门和角色来进行授权。可以在线建立并编辑Office文件、也可以通过“附件”上传文件。
产生的效益
第一:无纸化办公为公司节约纸张。
第二:审批流程可以在公司领导不在公司的时候照样能走流程,不因为某人出差或者外出耽误整个工作。
第三:沟通方便,即使外面网络不能通讯,不能上其他通讯工具的时候,公司内部还是可以用OA精灵方便的通讯。(服务器在公司内部网络)
第四:明确的工作流程,便于管理。
老板:通过使用半岛平台(中国)半岛有限公司官网后,可以很轻松知道哪个部门哪天在做什么,员工工作效率也明显提高了,仓库数据也随时了解得到。
管理层:通过OA,明确各个部门的责任,避免职责划分不明确,遇事互相推诿,责任无法落实的问题,流程经过时间。
员工:通讯方便,随时随地的审批。
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